BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sebuah
organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-kelompok
individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian. Meskipun
demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai
kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena
berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan
diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar.
Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.
Rapat yang
efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan.
Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan
aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak
efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan
pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan
yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat
terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.
Dan dalam
makalah ini, kami akan membahas tentang Manajemen Rapat. Supaya kita semua
dapat mengetahui lebih luas lagi tentang apa saja yang termasuk dalam rapat yg
efektif dan efesien
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa
Itu Definisi Dari Rapat ?
2. Apa
Saja Macam – Macam Dari Rapat ?
3. Bagaimana
Langkah – Langkah Agar Rapat Dapat Berjalan Secara Efektif Dan Efisien ?
4. Bagaimana
Tahap- Tahap Dalam Memimpin Rapat Secara Efektif ?
5. Bagaimana
Tata Tertib Dalam Rapat ?
6. Bagaimana
Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi ?
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi Rapat
1. Definisi Rapat
Rapat adalah
berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan
urusan perusahaan. Dalam ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang
atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan,
penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada
armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu
direncanakan. Rapat hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan
profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk
rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan
persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil
oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif.
Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall
Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.
Rapat (conference atau meeting) merupakan
alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting,
diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah
untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan
keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa
orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui
rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan
organisasi dapat dirumuskan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan
bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan.
Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di
tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat
juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.
Berdasarkan
beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan
bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu
organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk
membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil
kesepakatan bersama.
2.
Tujuan
Rapat
Rapat ada yang
bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila
terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat,
yaitu:
a. Untuk
memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.
b. Untuk
menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
c. Sebagai
alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
d. Agar
peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang
terjadi.
e. Mempersiapkan
suatu acara atau kegiatan.
f. Menampung
semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.
3.
Syarat
– Syarat Rapat Yang Baik
a) Persiapan
rapat.
Persiapan rapat
harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis
besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara
rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.
2.2 Macam – Macam Rapat
Orang-orang
sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal
maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat
dan jenis rapat yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis,
tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya :
a) Berdasarkan
tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
Rapat penjelasan
adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada
para peserta rapat dari pimpinan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
Rapat pemecahan
masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang
sedang terjadi atau dihadapi.
3. Rapat Perundingan.
Rapat
perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari
timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua
belah pihak.
b) Berdasarkan
sifat.
1. Rapat formal.
Rapat formal
adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai
dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
2. Rapat informal.
Rapat informal
adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu
rencana yang bersifat resmi.
3. Rapat terbuka.
Rapat terbuka
adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat
yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup.
Rapat tertutup
adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu
organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya
rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).
c) Berdasarkan
jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
Rapat mingguan
adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas
masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau
subseksi.
2. Rapat bulanan.
Rapat bulanan
adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas
masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau
subseksi.
3. Rapat semester.
Rapat semester
adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan
evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan
rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.
4. Rapat tahunan.
Rapat tahunan
adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi
pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.
d) Berdasarkan
frekuensi.
1. Rapat rutin.
Rapat rutin
adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat yang
waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.
2. Rapat insidental.
Rapat incidental
adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya
masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.
e) Berdasarkan
nama.
1. Rapat kerja.
Rapat kerja
adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal
yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2. Rapat dinas.
Rapat dinas
adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya
dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
2.3 Langkah-Langkah Agar Rapat Berjalan
Secara Efektif Dan Efisien
1.
Langkah
– Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Efektif
a. Lakukan
perencanaan dengan menentukan siapa saja yang akan diundang untuk mengikuti
rapat serta apa tujuan dilakukannya rapat itu. Dengan begitu, dapat mengetahui
topik dan informasi apa yang akan dibahas di dalam rapat.
b. Tentukan
tujuan dari diadakannya rapat, sehingga saat memulai rapa bisa langsung
mengajak peserta untuk fokus kepada tujuan itu. Tujuan ini juga akan menjaga
agar pembicaraan dalam rapat tidak jauh melenceng.
c. Susun
daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam rapat kemudian bagikan kepada
setiap peserta rapat. Hal ini untuk memudahkan peserta agar langsung berdiskusi
dan membuka jalan untuk setiap opini atau ide yang hendak diutarakan.
d. Langsung
mulai rapat sesegera mungkin setelah para peserta hadir dan bila pembicaraan
mulai menjauh dari topik rapat, maka sebagai pemimpin harus bisa membawanya
kembali ke topik semula.
e. Catat
isi rapat, setiap opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat. Seandainya
ada beberapa hal yang belum bisa dipastikan saat itu, buat catatan khusus agar
nantinya bisa diselesaikan atau dibicarakan dalam rapat selanjutnya.
f. Buat
rangkuman saat rapat telah selesai untuk memastikan bahwa pemaham setiap orang
yang hadir sudah sama. Hal ini juga untuk menghindari terjadinya salah persepsi
setelah mereka keluar dari ruang rapat.
2.
Langkah
– Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Efisien
a. Menyiapkan
agenda rapat yang memuat tentang peserta rapat yang hadir, daftar terperinci
butir-butir yang akan dibahas, waktu dan tempat penyelenggaraan rapat, serta
waktu berakhirnya rapat.
b. Membagikan
agenda rapat sebelum rapat dimulai sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan
diri untuk mengikuti rapat dengan baik.
c. Menghubungi
peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk memastikan bahwa peserta rapat
benar-benar siap mengikuti rapat.
d. Meminta
kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena mungkin ada
tambahan agenda dari peserta rapat.
e. Menegakkan
parameter waktu yang specifik.Rapat hendaknya dimulai tepat waktu.
f. Menjaga bahasan yang terfokus pada
hal-hal berikut : rapat hendaknya terfokus pada masalah pokok, minimalkan
penyelaan atau interupsi, gangguan, dan komentar.
2.4
Tahap - Tahap Dalam Memimpin Rapat Secara Efektif
1. Tahap persiapan
Satu hal yang
harus dilakukan sebelum rapat dilaksanakan adalah melakukan persiapan. Ada
beberapa saran yang perlu dipersiapkan oleh seorang pemimpin rapat untuk
pelaksanaan rapat yang baik dan efektif.
a. Pertama,
seorang pemimpin rapat harus menetapkan tujuan. Apa yang ingin dicapai dari
rapat harus ditetapkan lebih dulu. Hal ini bertujuan supaya rapat benar-benar
fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai.
b. Kedua,
membuat agenda rapat. Kita harus menuliskan apa saja kegiatan atau acara yang
akan dilakukan dalam rapat. Agenda rapat yang telah dibuat harus segera
diedarkan jauh hari sebelum rapat dilaksanakan. Selain itu, apabila ada sebuah
salinan dokumen yang akan dibahas sebaiknya juga diberikan jauh hari sebelum
rapat di mulai. Hal ini bertujuan supaya semua anggota dalam rapat bisa bisa
membaca salinan dokumen tersebut. Jadi, ketika rapat mereka sudah menguasai
bahan yang akan dibahas.
c. Ketiga,
menentukan batasan waktu. Ingat rapat yang baik harus memiliki waktu yang
jelas, sehingga rapat tidak ngelantur atau molor. Rapat yang tidak
memiliki batasan waktu akan cenderung bias dan membuat anggota rapat bosan atau
mereka merasa telah membuang waktu sia-sia.
d. Keempat,
membagi tugas. Sebagai pemimpin rapat Anda jelas tidak bisa melakukan segala
hal sendiri. Misalnya untuk menuliskan hasil rapat, menuliskan hasil diskusi
atau yang lain. pastikan Anda sudah menunjuk seseorang yang bertugas untuk itu.
Supaya ketika rapat selesai Anda mempunyai hasil tertulis sebagai bukti nyata
hasil rapat yang sudah dilaksanakan.
2. Tahap Kegiatan
Dalam tahap
kegiatan ada beberapa saran yang perlu dilakukan oleh pemimpin rapat.
a. Membuka
rapat
Dalam ini
pemimpin rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan memberikan salam, menjelaskan
maksud dan tujuan rapat diadakannya rapat. Hal ini supaya anggota tahu dari
awal apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut dan mengapa rapat itu diadakan.
Kemudian bisa dilanjutkan dengan membacakan agenda kegiatan yang akan
dilaksanakan.
b. Memastikan
setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik
Sebagai pemimpin
rapat, kita harus memastikan juga bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam
rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan terstruktur. Selain itu pastikan juga
setiap anggota tahu bahwa setiap agenda atau kegiatan yang dilakukan memiliki
batasan waktu.
c. Memastikan
anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat
Salah satu
tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan atau penyelesaian
sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat harus memastikan
bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk berpendapat.
d. Memastkan
tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi
Hal yang paling
umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang
mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat pemimpin rapat
kuwalahan, terlebih jika orang yang mendominasi diskusi adalah orang yang
dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Ini jelas harus
dikendalikan. Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita menghentikan
seseorang dalam berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini
keberanian dan ketegasan sangat diperlukan. Supaya tidak berat dalam memimpin
diskusi, pastikan sudah menjelaskan waktu yang diberikan kepada tiap orang
dalam berpendapat dan berapa kali mereka memiliki kesempatan berpendapat. Jadi
seandainya ada yang berbicara bertele-tele atau ingin mendominasi bisa memotong
karena alasan waktu. Dan mengalihkan ke anggota lain dengan alasan batasan
berpendapatnya sudah habis. Ini jelas lebih baik. Selain orang dipaksa
untuk disiplin waktu mereka juga dipaksa untuk berpendapat secara efisien
karena jika tidak mereka malah bisa kehilangan kesempatan berpendapat.
e.
Memaparkan keputusan yang telah diambil
Jika sudah final
maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan memaparkan hasil keputusan yang
diambil dalam rapat. Setiap keputusan yang diambil pastikan adalah
keputusan yang paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua anggota. Supaya
tidak menimbulkan ketidakpuasan pada beberapa anggota yang kurang setuju dengan
keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan alasan kenapa keputusan
itu diambil. Ini akan lebih baik dari pada tidak dijelaskan alasannya.
f.
Menutup rapat
Setelah hasil
keputusan diambil, selanjutnya adalah menutup rapat. Dalam penutupan ada
beberapa saran yang bisa Anda lakukan. Melakukan evaluasi segera dari hasil
rapat. Anda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan dengan baik, diskusi berjalan
dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga
akhirnya menghasilkan sebuah keputusan. Setelah itu Anda bisa menyampaikan
keputusan yang telah diambil. Kemudian dilanjutkan dengan ajakan untuk
menindaklanjuti keputusan. Setelah itu tutup.
Catatan:
Jika akan ada
rapat lanjutan pastikan memberitahukan hal ini kepada semua anggota sebelum
rapat ditutup.
g. Follow up atau tindak lanjut
Setiap rapat
yang efektif akan selalu memunculkan tindakan nyata untuk menindaklanjuti
keputusan yang telah diambil. Untuk itu pastikan setelah rapat selesai setiap
anggota rapat segera diberikan notulen dalam bentuk draf. Hal ini untuk
memastikan setiap anggota rapat memegang hasil rapat. Karena ada kemungkinan
beberapa anggota tidak mencatat apa-apa yang sudah
diputuskan. Follow up juga penting untuk mengevaluasi jalannya
rapat atau hasil rapat.
2.5
Tata
Tertib Dalam Rapat
Agar rapat bisa
mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan
harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
1. Tepat waktu dalam
memulai rapat.
2. Agenda rapat
dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui
susunan acara rapat.
3. Setiap peserta saling
menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4. Adanya partisipasi
dari peserta rapat.
5. Bersifat terbuka,
artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi.
6. Dengan tidak melihat
siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
7. Tidak ada peserta yang
terlalu dominan selama pertemuan.
8. Perdebatan bisa
terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling
melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
9. Setiap argumen atau
pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
10.Pemimpin rapat dapat membimbing
acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra
pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah
dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
11.Selalu ada kesimpulan yang
diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
Agar rapat dapat
berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat
yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan
rapat ditutup yaitu :
a. Pembukaan
b. Pembacaan
susunan acara rapat
c. Pembahasan
materi rapat
d. Lain-lain
e.
Penutup
Susunan acara
rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta
rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara
rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat
merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada
peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung
dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak
akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”.
2.6
Etika
Rapat Dan Gaya Komunikasi
Salah satu etika
yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan
pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat.
Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran
tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi
sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang
yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya
komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila
memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai
berikut :
1. Persepsi.
2. Ketepatan.
3. Kredibilitas.
4. Pengerndalian.
5. Kecocokan/keserasian.
Beberapa
persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus
diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan
keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya
komunikasi, antara lain :
1. Pesyaratan komunikasi yang efektif.
2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau
ekspresi wajah.
3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat
dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.
4. Budi pekerti, watak, dan etika turut
mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya
komunikasi.
Selain kelima unsur tersebut
diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dalam
mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan
antara lain :
1. Pakaian.
2. Pandangan mata.
3. Mimik wajah.
4. Sikap badan.
5. Suara.
6. Tulisan.
BAB
III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Rapat adalah
berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan
urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi,
perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian
motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan
rapat perlu direncanakan.
Sebelum rapat
diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk
keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan
rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan
lokasi rapat.
Penyelenggaraan
suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu
pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang
peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula
komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Alasan
penyelenggaraan rapat adalah untuk menerima laporan dari peserta rapat, untuk
mencapai keputusan bersama, untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan,
untuk mencapai kesamaan pikiran, program, atau keputusan, untuk mencapai tujuan
tujuan pelatihan, untuk menyatukan pandangan yang berbeda, untuk menyampaikan
informasi penting kepada audiensi, untuk memastikan bahwa setiap audiensi
sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.
Perencanaan
rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat
penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat
merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk
mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau
tidaknya menyelenggarakan rapat.
Pimpinan rapat
yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan
penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat
dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak
perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi
topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas
dan efisiensi dapat direalisasikan.
Pada akhirnya
sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila
semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada
kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir
bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok
pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak
dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.
3.2 Saran
Menyadari bahwa
penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis akan lebih fokus dan
details dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan sumber - sumber yang
lebih banyak yang tentunga dapat di pertanggung jawabkan.
Untuk saran bisa
berisi kritik atau saran terhadap penulisan juga bisa untuk menanggapi terhadap
kesimpulan dari bahasan makalah yang telah di jelaskan.
DAFTAR
PUSTAKA
Mahmud.
2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI
OFFSET
Waworuntu, Tony.
1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama
Panglaykim,
Tanzil Hazil. 1981. Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta: GHALIA INDONESIA
Pocker Mentor.
2008. Menyelenggarakan Rapat. Harvard Bussiness School, Erlangga
No comments:
Post a Comment